شرح وظایف مسئول دفتر

1- دریافت نامه ها، اوراق، پرونده ها و سایر مکاتبات رسیده به حوزه ی محل خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و جریان آن ها در رایانه یا دفاتر مربوط.

2- تفکیک و توزیع نامه ها، گزارشات و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوط و پیگیری کردن آن ها.

3- انجام اقدامات لازم در زمینه ی نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها، اوراق، نامه ها، گزارشات و سایر اسناد و مدارک واحد مربوط در محل های مخصوص.

4- تنظیم لیست متقاضیان ملاقات با سرپرست مربوط و تعیین ساعات ملاقات برای آن ها.

5- تهیه و تنظیم گزارشات لازم پیرامون مطالب و وقایع مهم روزانه جهت ساعات ملاقات برای آن ها.

6- ابلاغ دستورات صادره ی سرپرست مربوط به اشخاص و موسسات ذیربط و واحدهای تابعه بر حسب خط مشی تعیین شده و در صورت لزوم پیگیری آن ها.

7- آماده کردن سوابق و پرونده های مربوط به کمیسیون ها و جلسه ها و سمینارها برای اطلاع و مطالعه ی قبلی سرپرست.

8- تنظیم اوقات جلسات و کمیسیون هایی که در دفتر سرپرست مربوطه تشکیل می شود و مطلع ساختن مقامات یا افراد شرکت کننده در جلسه.

9- پاسخ گویی به مراجعین و راهنمایی آن ها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست های متقاضیان و مراجعه کنندگان که تقاضای آن بدون ملاقا با مقام ذیربط امکان پذیر است.

10- تهیه ی پیش نویس برخی از نامه ها و گزارشات و جدول های مختلف به زبان فارسی و محتملا خارجی.

11- استفاده از نرم افزارهای پردازش متن، دریافت و ارسال نامه های الکترونیکی و دورنگار.

12- انجام سایر امور ارجاعی مربوط به شغل.